Сотрудники компании "АйТи-Консалтинг", специализирующиеся на разных программных продуктах, бухгалтерских и it услугах, написали статьи, позволяющие посетителям сайта быстро ориентироваться в ответах на интересующие вопросы.
Электронные трудовые книжки в 1С
На основании принятого 16.12.19 г. Федерального закона Российской Федерации № 439-Ф3, с 2020 года начинают вводиться в обращение новые трудовые книжки в электронном виде. Для их формирования каждому работодателю необходимо ежемесячно (до 15-го числа) подавать в Пенсионный фонд РФ соответствующий отчет (СЗВ-ТД), который должен содержать в себе полные сведенья о трудовой деятельности сотрудников.
Одним из положений Закона является требование о предоставлении отчета в электронном виде, если количество работников превышает 25 человек, что может вызвать некоторые затруднения у руководителей (кадровиков) отдельных предприятий. С целью упрощения процесса подготовки необходимых документов был разработан и в настоящее время успешно применяется программа 1С: Электронные трудовые книжки.
Особенности и преимущества 1С: Электронные трудовые книжки
Данная конфигурация 1С обеспечивает эффективность и качество функционирования кадровых подразделений организаций (компаний), что дает определенные преимущества этого программного продукта перед другими приложениями подобного рода.
· Сервис дает возможность создавать и правильно заполнять отчеты по форме СЗВ-ТД, сопровождая процесс подготовки требуемыми подсказками или комментариями (при активации соответствующего режима).
· При осуществлении ввода, обработки, хранении и передачи конфиденциально информации соблюдается надлежащая безопасность данных и сведений о трудовой деятельности сотрудников.
· Сервис позволяет оформлять приказы об оформлении на работу, переводе на другую должность, применении взысканий и поощрений, увольнении по определенным шаблонам, составленным в строгом соответствии с действующим законодательством.
· Если возникают сложности с подтверждением (проверкой) стажа конкретного работника, то имеющаяся, уже введенная информация (в электронном виде) может храниться до момента получения необходимых подтверждений от сторонних организаций.
· В случае проведения плановой или незапланированной реорганизации предприятия (бизнеса, производства) – вся необходимая информация может быть оперативно преобразована в необходимый формат и перенесена в электронном виде на соответствующий носитель.
Сроки и условия внедрения электронных трудовых книжек
· До 30.06.20 г.
Уведомить всех своих сотрудников (работников) о том, что им предлагается в срок до 30.06.20г. определиться и написать заявление о предпочтительном формате трудовой книжки. В процессе разъяснений уточнить несколько нюансов: при выборе электронной трудовой книжки бумажная ее версия возвращается владельцу и записи в ней больше не осуществляются; при решении оставить актуальной бумажную трудовую книжку – записи ведутся как в ней, так и в электронном варианте (этот способ будет применяться, если работник не сделал своего выбора).
· С 01.01.20 г.
С этого момента каждый работодатель обязан ежемесячно (до 15-го числа) передавать отчет в Пенсионный Фонд РФ по форме СЗВ-ТД, в котором необходимо отображать информацию по принятым, переведенным на другую должность, уволенным сотрудникам.
В процессе работы с вступившим в действие Федеральным законом об электронных трудовых книжках рекомендуется учитывать несколько основных моментов.
· Если в течении отчетного периода (один календарный месяц) никаких кадровых перестановок не было, то документ по форме СЗВ-ТД передавать в Пенсионный Фонд не требуется.
· Если количество нанятых работников не превышает 25-ти человек, то допускается подача отчета в бумажном исполнении.
· Если количество нанятых работников превышает 25-ть человек, то отчет должен предоставляться только в электронном виде.
· Нужно отметить, что в отчете должны быть указаны внешние совместители даже в случае, если они оформлены без соответствующей записи в бумажном варианте трудовой книжки.
· Рекомендуется обратить особое внимание на то, что срыв сроков подачи отчета грозит строгим предупреждением, а в дальнейшем может быть наложен штраф на должностных и юридических лиц за недобросовестное исполнение требований законодательства.
· С 2021 года.
С этого момента на всех сотрудников предприятий, организаций, компаний, фирм, устроившихся на работу впервые, будут оформляться трудовые книжки только в электронном виде.