1С: Документооборот 8. Описание программы


1С:Документооборот 8 - система электронного документооборота (СЭД) -  решение, созданное на основе новой платформы 1С:Предприятие 8.2, и  обеспечивающее полный цикл обработки документов компании.
Заказать
Мы свяжемся с вами для уточнения формы оплаты и способа доставки заказа

Краткое описание программы

1С: Документооборот 8. Описание программы

Программа 1С: Документооборот 8 помогает упростить решение задач благодаря осуществлению автоматизации учета документооборота. При этом контролируется анализ исполнительской дисциплины без привязки к отраслевой специфике. Благодаря этому можно эффективно использовать платформу и бюджетным предприятиям и коммерческим. Кроме того, система легко настраивается под конкретное предприятие, то есть функционал можно беспрепятственно наладить согласно потребностям. При этом текущая версия разработана согласно последним технологиям, но имеет общие положения совместно с архивным продуктом.

Функции программы 1С: Документооборот.

Обновленная версия предоставляет пользователю возможность:

  • Упорядочить обязанности работников предприятия с целью исключения пропуска заданий или отдельных задач во время одновременной работы.

  • Сократить время, затрачиваемое на поиск необходимой информации и обработку документации.

  • Повысить качество материала, который получается в итоге благодаря урегулированию огромного количества спорных моментов и упорядочивание работы сотрудников.

Программное обеспечение может быть использовано и в бюджетном секторе в разных структурах. Оно является универсальным, что делает его выгодным для любого пользователя на предприятии не зависимо от сферы деятельности. Платформа с легкостью помогает решить вопрос автоматизации обработки документов и контроля работы. Кроме того, мгновенно решается вопрос относительно качественного взаимодействия сотрудников предприятия.

Программа 1С: Документооборот обеспечивает:

  • хранение документов любого объема;

  • загрузка файлов автоматическим способом;

  • обеспечение облегченной процедуры поиска документации;

  • оперативное предоставление одновременного доступа с учетом пользовательских прав;

  • осуществление регистрации документации любого типа;

  • редактирование сохраненной документации;

  • подтверждение версий документов;

  • инструменты для работы с разными типами файлов;

  • контроль и согласование этапов создания файла;

  • механизмы для качественной настройки маршрутизации файла;

  • полное контролирование рабочего времени сотрудника.



Учет необходимой документации ведется согласно надлежащему положению о документообороте. Функционирование через эту конфигурацию осуществляется исключительно посредством Интернета.

Система разработана для комплексной автоматизации работы с документацией предприятия. Потребность в этом может возникать по ряду причин:

  • необходимость в сокращении сроков выполнения рабочих процессов;

  • потребность в четком согласовании решений;

  • необходимость в удобном расположении необходимых протоколов.

Чтобы у предпринимателей был надежный инструмент автоматизации рабочего процесса, разработчики создали продукт, с модернизированной системой ECM, которая предлагает пользователям выгодную возможность для управления работы сотрудников.

С помощью специального алгоритма можно организовать электронный документооборот, обеспечить полным контролем исполнение рабочих заданий, повысить уровень эффективности работы и регламентировать деятельность сотрудников.

Доступные конфигурации

Разработчики выпустили разные конфигурации программы – кроме Основной, существует еще КОРП и ПРОФ версии. Они предназначены для госучреждений и бюджетных организаций.

Версия Документооборот для государственных учреждений предназначена для учреждений любого, в том числе государственного уровня. Ее рекомендуют устанавливать, чтобы автоматизировать работу организаций, в которых присутствует структура со сложным документооборотом. Если необходимо использовать программу в расширенной версии, можно дополнительно купить лицензию.

Версия ПРОФ разработана для организаций разного значения, но рекомендована для тех, у которых простая структура и относительно низкий оборот файлов.

КОРП создана для осуществления автоматизации тех организаций, которые имеют сложную структуру и оборот документации.

Права доступа

Программное обеспечение хранит папки в специальных структурах с учетом необходимых для доступа прав. Конкретная структура папок формируется исходя из структуры компании и относительно конкретных типов документации. Каждая папка имеет разрешение на осуществление каких-либо действий. Они, как правило, предполагают следующие функции:

  • добавление;

  • чтение;

  • удаление;

  • редактирование.

Для каждой отдельной папки должно устанавливается дополнительное разрешение на осуществление конкретных пользовательских действий. Информационные составляющие также могут быть ограничены в зависимости от вида файла также как и доступ, который может быть заблокирован.

Регистрация документации

Программа предоставляет возможность вести полный учет и регистрировать любой вид корреспонденции. Кроме того, программа предоставляет возможность генерировать специальный регистрационный номер автоматическим способом. Регистрация документации производится согласно основным инструкциям и предполагает:

  • автоматизацию просмотра документации;

  • своевременное оповещение исполнителей;

  • оформление отчетности согласно поступлениям.

Документооборот реализуется посредством содержимого версий документов наиболее используемых форматов.

Каждый электронный файл содержит в себе совокупность данных, в том числе реквизиты, которые можно использовать во время поиска. Кроме того, файлы, которые хранятся в программе можно запросто загружать и выгружать, а также получать и пересылать посредством электронной почти.

Редактирование документации

Для того, чтобы обеспечить просмотр и редактирование электронных протоколов используются приложения, которые устанавливаются на компьютерах подчиненных. Работа с документами осуществляется в «рабочем столе» сотрудника. При этом есть возможность изменить место расположения элемента или добавить необходимые файлы. Система обеспечивает работникам доступ для просмотра документов. С помощью блокировки отдельных файлов решается проблема с одновременным редактированием карточек и протоколов.

При сохранении изменений информационной базы создается новая версия документа с помощью автоматического способа. Вместе с этим указывается дата и время обновленной версии. Карточка документа предоставляет возможность просмотреть предыдущие экземпляры, а также сменить активную или удалить старую версию. Те документы, которые содержат популярные форматы, можно сравнивать.

Контроль исполнения поставленных задач

Механизмы контроля информации предоставляют возможность руководителю просмотреть необходимые данные для полной оптимизации работы сотрудников. Программа реализовывает отчетности сотрудников, которые содержат информацию о проекте и времени. Полученные сведения позволяют создать необходимые отчеты о затрате времени сотрудников.

Работа сотрудников

1С: Документооборот 8 реализует следующие бизнес-процессы:

  • 1 этап – рассмотрение. Файл рассматривается руководителем, а после – возвращается автору.

  • 2 этап – исполнение. Файл передан на исполнение людям из соответствующего списка для соблюдения дисциплины. Пользователи назначаются конкретными исполнителями.

  • 3 этап – согласование. Файлы, которые прилагаются к бизнес-процессу передаются на согласование указанным сотрудникам и после возвращаются к автору с целью ознакомления с результатами.

  • 4 этап – утверждение. Файл попадает ответственному сотруднику на проверку и затем возвращается автору для финального утверждения.

  • 5 этап – регистрация. Файл передается секретарю с целью определения фиксированного номера регистрации.

  • 6 этап – ознакомление. Благодаря этой функции файл отправляется путем рассылки людям из списка.

  • 7 этап – поручение. Этот этап позволяет выдать соответствующее поручение сотруднику и в дальнейшем проверить исполнение.

Задачи можно назначать не только по исполнителям, но и по должностям. К примеру, возможность назначить утверждение должности «Директор». В этом случае алгоритм ставит ответственного автоматическим способом, и эта установка будет актуальной в текущий момент. Чтобы обеспечить максимально детальную маршрутизацию процесса, есть возможность детальной настройки шаблона маршрута по каждому файлу отдельно.

Для удобства работы с программой разработчики добавили заметки, которые можно использовать посредством личных записей пользователей, которые имеют ограниченный доступ. В дальнейшем эти заметки группируются согласно темам по мере приоритетности.

Конфигурация 1С: Документооборот 8 разработана в соответствии с требованиями сотрудников и руководителей. Она выступает как помощник и имеет удобный функционал. При этом для разных случаев можно подобрать подходящую версию. Главной отличительной особенностью этого программного обеспечения является возможность настройки функционала в соответствии с требованиями. Продукт создан для максимального упрощения бизнес-процессов предприятия.

Заказать
Оформите заявку на сайте, мы свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на все интересующие вопросы.

Рекомендуемые продукты