Программа для автосервиса – автоматизация через 1С: УНФ

Сотрудники компании "АйТи-Консалтинг", специализирующиеся на разных программных продуктах, бухгалтерских и it услугах, написали статьи, позволяющие посетителям сайта быстро ориентироваться в ответах на интересующие вопросы.



Программа для автосервиса – автоматизация через 1С: УНФ

Менеджеры компании с радостью ответят на ваши вопросы и произведут расчет стоимости услуг и подготовят индивидуальное коммерческое предложение.
Задать вопрос

Можно проанализировать автоматизацию бизнеса, взяв в качестве примера автомобильный сервис. Для примера можно взять определенную компанию, которая занимается не только обслуживанием, а также продает сопутствующие товары. Подобных точек множество по всей стране, поэтому представить ее работу довольно просто.

Первоначальные настройки 1С: Управление нашей фирмой для автосервиса

  1. Первым делом нужно:

  • запустить программное обеспечение;

  • перейти в раздел «Компания»;

  • открыть вкладку «Реквизиты организации»;

  • ввести данные во все поля.



  1. Далее нужно:

  • открыть меню «Главное»;

  • вкладку «еще больше возможностей»;

  • в блоке «Компания» выбрать пункт «Несколько направлений деятельности».



  1. Сформировать «Направление деятельности» через меню «Компания» и пункт «Все справочники».



  1. Обратно перейти в настройки и поставить галочку напротив надписи «Несколько единиц измерения». Благодаря этому позиции запчастей и расходных материалов будут исчисляться в штуках, канистрах, кг, литрах.



  1. В меню «Работы»:

  • активировать «Выполнение работ и оказание услуг»;

  • установить галочку у надписи «Планировать загрузку ресурсов». Так получится записывать клиентов в очередь на услуги.

Должности сотрудников, суточные смены

  1. В любом бизнесе работают люди, поэтому надо активировать пункт «Управление персоналом, начисление зарплаты». Так как у работников бывают различные должности, их следует сформировать. Для этого надо открыть перечень «Должности» в меню «Зарплата». Для примера: директор, мастер, менеджер.

  2. Помимо этого, у каждого сотрудника имеется график работы. Например, мастера выходят на смену один раз через двое суток. Надо сформировать данный график в программе. Для этого опции «Зарплата» надо открыть графики работы и создать шаблон для расписания. В нем нужно выбрать сменный график, смену с 9:00 до 9:00 без учета праздничных дней. Применить шаблон и создать график для смены номер 1. Отсчет начинается с первого января года. Для смены номер 2 формируется график с этим же шаблоном, но отсчет начинается со второго января года. Таким образом оба графика разные. То же самое нужно сделать для третьей смены, просто передвигая дату начала отсчета на следующий день. В итоге будет 3 графика работы для должности «мастер».

Типы начислений по премиям

Менеджеры по продажам могут получать премию, которая рассчитывается в качестве % с продаж автомобильных запчастей и расходных материалов. Также есть премия за успешную работу тоже в виде %.

  1. Так как в 1С: Управление нашей фирмой (1С: УНФ) можно делать только классическое начисление премии, надо сформировать раздельные премии вручную. При этом:

  • Все работы будут указаны в номенклатуре в направлении «Услуга».

  • Расходники и прочие товары будут в номенклатуре «Продажа запчастей и других материалов».



  1. После этого можно настроить премии для менеджера по продажам. Надо сформировать начисление для учета по продаже запчастей. В разделе «Зарплата» открыть вкладку «Виды начислений и удержаний», скопировать пункт «Процент от продаж по ответственному». Надо переименовать пункт, кликнуть на символ редактирования и выбрать «Сумма продаж по ответственному». Далее кликнуть правой кнопкой мышки и выбрать «Копировать». В этом документе надо осуществить его переименование, и убрать галочку напротив надписи «Задавать значения при расчете зарплаты». Далее выбрать «Редактировать запрос» на соответствующей закладке.

  2. Теперь надо запустить «Конструктор запроса». В нем перейти на закладку «Условия». Пункт «Направления Деятельности» перенести из левого блока в правый. Кликнуть на кнопку «Ок».



  1. В запросе перейти на закладку «Параметры», и снизу найти десятую строчку. В ней выбрать «Направления деятельности», и открыть пункт «Продажа запчастей и других материалов». Кликнуть на «Записать» и «Закрыть». В начислении и удержании поменять форуму, выбрав новый показатель. Кликнуть на «Ок», и сохранить тип начисления по проданным товарам.


  1. Процент в виде % будет указываться уже во время принятия нового менеджера по продажам на работу.


  1. Чтобы сформировать тип начисления премий по услугам, надо скопировать новый тип начисления и опцию расчетов, а затем указать деятельность «Услуги».

Сформировано два уникальных типа начисления премии менеджера по продажам.

  1. Мастера тоже получают премию в виде определенной суммы в рублях за одну услугу. Для этого надо выбрать стандартный тип начисления под названием «Сдельная оплата (фиксированная часть)».

Формирование сотрудников и пользователей

  1. В меню настроек «Администрирование» надо перейти в пункт «Пользователи», и сформировать работникам места в программном обеспечении.



  1. Затем через закладку «Сотрудники пользователя» сформировать сотрудника в приеме на работу, введя дату, должность и график работы.


  1. В пункте «Сдельная оплата (фиксированная часть)» ввести сумму премии в рублях за услугу по замене автомобильного масла для мастеров.


  1. Точно так же нужно сформировать еще остальных мастеров, выбрав для каждого разные рабочие смены.


  1. Далее надо принять на работу менеджера, выбрав начисления и премии, которые были созданы раньше.

Формирование условий для планирования заказов

Ресурс предприятия — это опция по планированию загрузки всех ресурсов в компании, в числе которых и ее работники.

  1. Для каждого мастера формируется «Ресурс» с указанием следующих данных:

  • конкретного работника;

  • его календаря работы;

  • мощности равной 1;

  • поминутный шаг планирования (сколько времени занимает процесс услуги в среднем).



  1. Снизу надо установить галочки напротив надписей «Загрузка только в рабочее время» и «Использовать график сотрудника».



  1. Все то же самое надо сделать и в случае с другими мастерами.

Формирование услуг и товаров

  1. Необходимо создать номенклатуру по услугам. Например, если машинное масло приходит в канистрах с объемом 4, 5, 15 и 20 литров, то надо применять единицы измерения, которые были сформированы для масла. В качестве основной единицы для измерения следует выбрать литры. Обычно они есть по умолчанию, но если нет, то данный пункт можно сделать в справочнике. Во время формирования единиц измерения надо указать коэффициент пересчета по отношению к основной единице. Например, для канистры объемом в 20 литра надо выбрать коэффициент «20».



  1. Далее надо оприходовать товары и позиции по накладной от поставщика с различными единицами измерения. Обязательно следует проверить процесс.


  1. Во вкладке «Остатки по складу» тоже следует все проверить.


  1. Нужно добавить в номенклатуру услугу, выбрав соответствующие параметры, цену и деятельность «Услуга».

Оформление сделки менеджером

Теперь о процессе работы, начиная с менеджера по продажам.

  1. Например, имеется запись на услугу на определенное время. Менеджер звонит клиенту и уточняет свободное время на конкретную дату.



  1. Во это время менеджер выполняет следующие действия:

  • запускает «Журнал записи» из раздела «CRM»;

  • нажимает на соответствующую дату в календаре.



  1. Далее менеджер смотрит, какой из мастеров сможет осуществить услугу, и какое время свободно, ибо занятый временной промежуток выделен желтым маркером. После этого менеджер согласовывает время с клиентом, кликает на это время в календаре правой кнопкой мышки и нажимает на опцию «Создать событие».



  1. В событии можно написать небольшой комментарий с указанием просьб клиента и его номером телефона. Также можно выбрать важность и контрагента, но только если он уже имеется в базе данных.




  1. В закладке «Ресурсы» автоматически появится мастер и назначенное время. Необходимо нажать на «Записать» и закрыть форму. Теперь запись успешно создана.



  1. В момент, когда клиент приехал в назначенное время, менеджер открывает календарь с событиями, отыскивает необходимое и формирует «Заказ-наряд» на основе запланированного события.


  1. После этого время работы и мастер автоматически добавляются в «Заказ-наряд» в разделе «Ресурсы».


  1. В закладке «Работа» менеджер должен добавить услугу из перечня номенклатуры.


  1. Если в дополнение к вышеуказанной услуге менеджер продал этому же клиенту какой-либо товар, то его надо выбрать в блоке «Товары».


  1. Если же клиент приехал с собственными запчастями и лишь хочет, чтобы их заменили, надо отобразить это в форме «Материалы заказчика». Данные отсюда можно брать для формирования заказа запчастей у поставщиков, чтобы покупать то, которое пользуется спросом, но отсутствует в наличии автосервиса.


  1. В закладке «Зарплата исполнителей» снизу менеджер должен указать соответствующего мастера. Сумма заработной платы формируется автоматически.


  1. Остается только рассчитаться с клиентом и получить оплату, отразив это в форме в программном обеспечении.

Выполнение заказа-наряда мастером

  1. После вышеперечисленных действий мастер может отыскать заказ-наряд в соответствующем перечне в качестве нового оплаченного документа. То же самое может делать и менеджер, это не имеет принципиального значения.



  1. Мастер должен осмотреть в заказе-наряде, что именно нужно сделать с учетом всех комментариев.


  1. После этого мастер должен совершить следующие действия:

  • Выполнить все указанные работы.

  • Написать, какое масло и в каком количестве потратил в закладке «Работы» снизу формы.

  1. Выбранные запчасти автоматически спишутся. Если используется типовое применение товаров, можно сформировать определенный шаблон и работать по нему.



  1. В конце заказ-наряд указывается как завершенный на закладке «Главное».


  1. Также необходимо кликнуть на «Провести» и «Закрыть». Произойдет списание и начислится премия мастеру, который выполнил работу.

Начисление заработной платы руководителем

  1. После проведения услуг и продажи товаров, руководящее лицо может перейти в меню «Зарплата» для расчета премии менеджеров в форме «Начисление зарплаты». Надо выбрать временной период и кликнуть на надпись «Заполнить и рассчитать». Например:

  • менеджеру начислена премия в виде % и % по-отдельности (услуги и товары);

  • мастер получает фиксированную премию в рублях за выполнение каждого заказа-наряда.



  1. В документе «Платежная ведомость» можно учитывать премии как мастера, так и менеджера.



  1. По этой же ведомости возможно сформировать расход из кассы и выплатить работникам заработанные ими премиальные средства.

Контроль остатков и анализ продаж

Руководящее лицо имеет несколько функций для проверки деятельности компании. В перечне заказов-нарядов можно отфильтровать уже закрытые и оплаченные заказы. Так можно удобно мониторить процесс работы в программном обеспечении.

Чтобы получить какие-либо данные из 1С: Управление нашей фирмой, есть множество отчетностей, в числе которых и отчет по продажам. Его рекомендуется применять сначала, уже потом смотреть другие варианты, которые удовлетворяют потребностям каждого руководителя.

Чтобы проверить потраченные расходные материалы, руководящее лицо может открыть отчетность под названием «Запасы». Отсюда можно увидеть, что и куда потрачено в каждом заказе.

Анализ материалов заказчика

Также у руководящего лица есть возможность проанализировать материалы, которые заказчик принес с собой. Несмотря на отсутствие стандартной отчетности, в программном обеспечении есть универсальный отчет, в который можно добавить необходимые источники данных. Таким образом можно увидеть любую интересующую информацию.

Например, перенести пункт «Материалы заказчика» из заказа-наряда. Так руководящее лицо может посмотреть, что нужно докупать для удовлетворения потребностей клиентов. Заказы можно формировать в меню «Закупки» через опцию «Заказ поставщику».

Закупка с основанием на продажах

  1. Чтобы заказать запчасти на основе проданных позиций, надо:

  • открыть форму «Закупка товаров» в меню «Закупки»;

  • кликнуть на надпись «Рассчитать».



  1. Программное обеспечение произведет вычисление и покажет необходимую информацию:

  • сколько суток каждый товар был в продаже;

  • какой есть остаток;

  • какое количество требуется для выбранного временного периода.

  • Теперь видно, какие запчасти и сколько было продано, а также у какого именно поставщика происходят закупки.



  1. Отсюда же можно сделать заказы на любой товар по количеству, которое рекомендуется, кликнув на «Сформировать заказы». Заказы можно посмотреть в меню «Закупки», в закладке «Заказы поставщиком».

Монитор руководителя

Руководящее лицо может настроить собственный монитор с отображением данных и графиков при запуске программного обеспечения. Данный инструмент называется «Монитор руководителя». Все настраивается очень легко и интуитивно.

Получить помощь в настройке 1С для автосервиса

Вернуться к списку статей